Bagaimana Cara Ber-E-mail Secara Benar dan Aman | Bagian 2

Sudah membaca artikel infodari yang berjudul Bagaimana Cara Ber-E-mail Secara Benar dan Aman | Bagian 1?  Ini adalah lanjutannya dari artikel tersebut. Silahkan kembali menyimak artikel berikut sebagai lanjutannya. Ini merupakan artikel Bagaimana Cara Ber-E-mail Secara Benar dan Aman | Bagian 2.

7. Menggunakan fitur attachment secara bijak.

Attachment e-mail akan memakan banyak ruang di e-mail server dan bandwidth jaringan yang banyak dan seringkali menyebabkan datangnya virus.
– Jangan kirim file terlalu besar di e-mail.
– Simpan attachment ke harddisk anda dan kemudian hapus e-mail yang berisi attachment tadi, untuk menghemat kapasitas e-mail anda.
– Jangan buka attachment yang tidak diharapkan atau attachment yang berasal dari orang tidak dikenal.
– Selalu lakukan scan file sebelum anda membuka atau mendownload attachment. Jangan klik attachment sebelum dipastikan bebas dari virus.

8. Jangan kirimkan Informasi Sensitif atau yang bisa membuat Malu.

– Jangan menganggap bahwa e-mail anda rahasia. Jadi, jangan pernah masukkan informasi apapun yang sifatnya bisa membongkar rahasia pribadi anda.
– Jangan pernah mengirim informasi rahasia, sensitif, pribadi, atau terlarang melalui e-mail.

9. Tahu kapan menggunakan e-mail dan kapan tidak.

– Jangan mengirim e-mail untuk melakukan diskusi kerja. Akan lebih baik jika dibicarakan langsung dalam pertemuan.
– E-mail juga merupakan alternatif yang kurang baik pada waktu melakukan diskusi yang kritikal, sulit atau tidak menyenangkan, seperti hal-hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
– Gunakan subjek e-mail yang sesuai dengan isi e-mail.

10. Memasukkan beberapa subjek dalam satu e-mail.

Memasukkan beberapa subjek dalam satu e-mail bisa mengurangi pengiriman dan pada akhirnya mengurangi lalu-lintas dan volume e-mail. Namun akan lebih baik jika membuat 1 topik setiap 1 e-mail.

11. Berpikir sebelum mengirim.

Pastikan isi e-mail anda sudah sesuai dengan maksud anda menulis e-mail.

12. Menjawab ke semua.

Pasti isi tujuan e-mail anda sudah benar. Jangan sampai anda harus melakukan pengiriman ulang, saat mengetahui ada kesalahan.

13. Memberikan konteks balasan.

Akan lebih baik jika anda memberikan konteks balasan atau jawaban anda dengan menyertakan pertanyaan yang asli. Hal ini dilakukan agar si penerima jawaban tidak bingung dengan jawaban yang anda berikan, atas pertanyaan sebelumnya.

14. Berdebat dengan Pengirim.

Jika terdapat 3 pihak atau lebih yang terlibat dalam e-mail, pastikan isi e-mail anda tertuju kepada masing-masing pihak, agar tidak terjadi salah paham.
Misalnya:

Benar:
Dari : C
Ke : A
Ya, menurut saya pernyataan si B itu salah.

Salah:
Dari : C
Ke : A
Pernyataan yang salah, sangat tidak benar.

(Contoh yang salah di atas, tidak menunjukkan kepada siapa pernyataan anda dibuat).

15. Alamat penerima salah.

Hati-hati pada waktu mengirim e-mail, terutama jika ada fitur pengisian otomatis. Jangan mengirim e-mail kepada alamat yang salah atau bukan tujuan anda.

16. Menampilkan alamat penerima yang tidak saling kenal.

Jika anda pernah menerima e-mail yang juga berisi banyak penerima lainnya yang tidak anda kenal, berarti si pengirim telah mengganggu dan melanggar privasi anda dengan mencantumkan alamat e-mail anda ke penerima lain yang juga tidak saling kenal. Jadi jangan lakukan kesalahan yang sama. Pastikan anda mengenal orang-orang dengan alamat e-mail yang saling kenal saja.

17. Membalas dan meneruskan.

Jika anda menulis tentang si A tapi mengirim hal tersebut ke si B, pasti anda juga meneruskannya ke si B, jangan balas ke A saja.

Semoga artikel tentang menggunakan e-mail dengan benar ini bermanfaat untuk anda, dapat meningkatkan kualitas serta keamanan e-mail yang anda miliki. Jika anda belum memiliki email, dan belum tau caranya, silahkan klik judul artikel ini: bagaimana cara membuat e-mail gratis,  membuat email di google, email di yahoo. Anda juga bisa melihat panduan tentang bagaimana cara membuat akun facebook dan cara membuat akun twitter di artikel infodari.

-Selesai-

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Human Captcha Verification : * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

%d bloggers like this: